A költségelszámolás gyakorlata eltérő saját-, illetve nem saját tulajdon esetén, de ugyanígy más előírások vonatkoznak a kizárólag üzemi célú használatú eszközökre, és azokra, amelyeket magáncélra is használnak.
Gépjárművek besorolása, beazonosítása:
Az Szja tv. a gépjárműveket illetően két kategóriát használ: személygépkocsi, és minden egyéb gépjármű. Személygépkocsinak minősül a négy, illetve három gumiabroncskerékkel felszerelt olyan gépjármű, amely a vezetővel együtt legfeljebb nyolc felnőtt személy szállítására alkalmas, azzal, hogy ide tartozik a benzinüzemű, a dízelüzemű, az elektromos üzemű, a gázüzemű személygépkocsi, a versenyautó, az önjáró lakóautó. Személygépkocsinak minősül továbbá az a vegyes használatú, 2500 kg-ot meg nem haladó megengedett együttes tömegű, olyan gépjármű (nagy rakodóterű személygépkocsi), amelynek rakodótere gyárilag kialakítva kettőnél több utas szállítására alkalmas, de kézzel egyszerűen oldható ülésrögzítése révén a felhasználás szerinti terhek szállítására bármikor átalakítható a válaszfal mögötti rakodótér, ideértve azt az esetet is, ha az ülés eltávolítására visszafordíthatatlan műszaki átalakítással került sor.
A gépjárművek költségelszámolás és tulajdonjog szerint, személyi jövedelemadózás szempontjából alapvetően két csoportba oszthatók: saját tulajdonú (ideértve a zártvégű pénzügyi lízingbe vett), illetve nem saját tulajdonú járművekre. A két csoporton belül is különbözik a költségelszámolás, amennyiben a jármű kizárólag üzemi célt szolgál, illetve amennyiben nem kizárólag üzemi célú a felhasználás.
Elsődleges feladat tehát annak tisztázása, hogy az adott gépjármű saját tulajdonú-e. Saját tulajdonúnak minősül, azzal egy megítélés alá esik a zártvégű pénzügyi lízingbe vett, a közeli hozzátartozó tulajdonát képező vagy a közeli hozzátartozó által zárt végű lízingbe vett jármű is. Az egyéni vállalkozó a saját tulajdonú gépjármű tulajdonjogát törzskönyvvel, a törzskönyv visszavonása esetén a közlekedési igazgatási hatóság által kiadott igazolással tudja igazolni.
Kizárólag üzemi célt szolgáló, saját tulajdonú, illetve a magánszemély által zárt végű lízingbe vett gépjárművek költségelszámolása:
Jellemzően a tehergépjárművek tartoznak ebbe a csoportba. A személygépkocsi csak akkor minősül kizárólag üzleti célúnak, ha az egyéni vállalkozó személygépkocsi-bérbeadási-, vagy személyszállító tevékenységet folytat, és üzleti nyilvántartásaiból egyértelműen kitűnik, hogy a járművet a fenti tevékenységeken kívül más célra nem használja. A kizárólag üzleti célú járművek esetén a futásteljesítmény teljes egészében figyelembe vehető a költségelszámolás során. Természetesen felmerülhet a kérdés, hogy mivel tudja igazolni a vállalkozó a kizárólagos üzemi célú használatot. Bár jogszabály nem minden esetben teszi kötelezővé, javasoljuk a menetlevél, vagy az útnyilvántartás vezetését.
Az üzemanyag-felhasználás elszámolása jellemzően két módon történhet:
• üzemanyag-fogyasztási norma és az állami adó- és vámhatóság által közzétett üzemanyagár figyelembevételével, vagy
• számlák alapján
azzal, hogy a vállalkozó az adóév egy negyedévén belül a negyedév első napján választott üzemanyag-felhasználással összefüggő költség elszámolási módszertől – ideértve a választott üzemanyag-fogyasztási normát is – nem térhet el.
Amennyiben az egyéni vállalkozó az Áfa-törvény szabályai szerint az üzemanyag általános forgalmi adóját levonásba helyezi, nem alkalmazhatja az üzemanyag-fogyasztási norma alapján történő elszámolást.
Mindkét módszer esetén egy negyedéven belül csak egyféle módszer alkalmazható, és személygépjármű esetén mindkét esetben cégautó adó fizetési kötelezettség áll fenn.
A NAV holnapján havonta közzéteszi a fogyasztási norma szerinti üzemanyagköltség-elszámolással kapcsolatosan alkalmazható üzemanyagárat: www.nav.gov.hu oldalon
A jármű fenntartásának, javításának és felújításának költségei számlák alapján számolhatók el.
Saját tulajdonú (illetve a magánszemély által zárt végű lízingbe vett), nem kizárólag üzemi célt szolgáló gépjárművek költségelszámolása:
A járművekkel kapcsolatos költségek elszámolása kizárólag az üzemi célú futásteljesítmény arányában történhet.
Az Szja. törvény nem kizárólag üzemi célt szolgáló járművek esetén kötelezővé teszi az útnyilvántartás vezetését. Minden gépjármű esetében külön útnyilvántartást kell vezetni. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, továbbá a fogyasztási normát. Az útnyilvántartásban fel kell tüntetni az év első és utolsó napján a kilométeróra állását (amennyiben az a költségelszámoláshoz szükséges, akkor ezt az adatot havonta kell bejegyezni).
Az útnyilvántartásnak tartalmaznia kell
• az utazás időpontját,
• az utazás célját (honnan-hova történt az utazás),
• a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezését,
• a közforgalmú útvonalon megtett kilométerek számát.
Az útnyilvántartás tartalmazhatja az előzőekkel kapcsolatos üzemanyag-vásárlás időpontját és költségeit is. Útnyilvántartásként a menetlevél vezetése is megfelel, amennyiben tartalmazza a fentiekben részletezett adatokat
Az üzemanyag-felhasználás elszámolása itt is jellemzően a 2-es pontban már leírt két módszer szerint történhet.
Útnyilvántartás vezetése helyett a jogszabály lehetőséget biztosít saját tulajdonú járművek esetén havi 500 kilométer átalány elszámolására személygépkocsi használata címén. Ezen módszer szerint üzemanyag-felhasználás címén az üzemanyag-fogyasztási norma és az állami adó- és vámhatóság által közzétett üzemanyagár vehető figyelembe. A fenntartási költségek illetve az értékcsökkenési leírás kizárólag a kilométerenkénti 15 forint általános személygépkocsi-normaköltség alkalmazásával számolhatók el, számlával történő költségelszámolásra nincs lehetőség. Ez a költség elszámolási mód mentesít a cégautó fizetési kötelezettség alól.
A fenntartás, javítás, felújítás költségei szintén kétféleképpen számolhatók el:
• számlák alapján, útnyilvántartás szerinti futásteljesítmény arányában, vagy a
• 15 Ft/km (általános személygépkocsi-normaköltség) elszámolásával (értékcsökkenési leírást is magában foglalja)
Személygépjárművek esetén értékcsökkenésként az Szja tv. 11. számú mellékletének II. fejezetében részletezett tárgyi eszköz nyilvántartás vezetése mellett az egyéni vállalkozó éves bevételnek 1 százaléka, de legfeljebb egy személygépkocsi beszerzési árának a 10 százaléka vehető figyelembe, illetőleg a hivatkozott pontban meghatározott átalány címén egyébként elszámolt költség ezzel az összeggel növelhető. Egy adott személygépkocsi értéke alapján csak egy ízben, a használatbavétel évében vehető figyelembe ez az átalány.
Az átalány összege több ilyen eszköz használata mellett is legfeljebb az éves bevétel 1 százalékáig, ezen belül is az említett nyilvántartásban szereplő eszköz(ök) nyilvántartási értékének legfeljebb 50 százalékáig terjedhet.
Más költségek az üzemi használattal arányosan számolhatók el.
Nem saját tulajdonú, kizárólag üzemi célra használt járművek költségelszámolása (kivéve a személygépkocsit)
Elszámolható az
• igazolt bérleti vagy lízingdíj (ez alól kivételt képez a személygépkocsi bérleti vagy lízingdíja),
• üzemanyag-fogyasztás (üzemanyag-fogyasztási norma és az állami adó- és vámhatóság által közzétett üzemanyagár figyelembevételével, vagy számlák alapján; részletes szabályok az 1.1. pontban olvashatók )
• számla szerinti egyéb költségek, amennyiben azok a bérleti szerződés alapján a bérbevevőt terhelik.
Cégautó adó fizetésre a gépjármű tulajdonosa kötelezett.
Nem saját tulajdonú, nem kizárólag üzemi célra használt járművek költségelszámolása (személygépjárművek)
Személygépkocsi bérleti vagy lízing díja jogcímén a költségként figyelembe vehető összeg több személygépkocsi esetén sem haladhatja meg a vállalkozói bevétel 1 százalékát.
Elszámolható továbbá az üzemi használatra eső
• az üzemanyag-fogyasztás (üzemanyag-fogyasztási norma és az állami adó- és vámhatóság által közzétett üzemanyagár figyelembevételével, vagy számlák alapján)
Áfa elszámolása:
a.) Üzemanyag áfá-ja:
Az Áfa tv. szabályai szerint nem vonható le:
– a motorbenzint terhelő előzetesen felszámított adó;
– az egyéb üzemanyagot terhelő előzetesen felszámított adó, feltéve, hogy az személygépkocsi (vtsz. 8703) üzemeltetéséhez szükséges;
– az előző pontokban nem említett egyéb terméket terhelő előzetesen felszámított adó, feltéve, hogy az személygépkocsi üzemeltetéséhez, fenntartásához szükséges, kivéve ha a termék igazoltan továbbértékesítési célt szolgál.
A gázolaj felhasználással összefüggésben, nem kizárólag üzemi célú használat esetén – amennyiben a gázolajat nem személygépkocsi üzemeltetéséhez használják fel -, az egyéni vállalkozónak lehetősége van az üzemi célú futásteljesítménnyel arányos általános forgalmi adó levonásba helyezésére (feltétel az útnyilvántartás vezetése). Kizárólag üzemi célú használat esetén az általános forgalmi adó teljes egészében levonásba helyezhető.
Üzemanyag-fogyasztási norma szerinti üzemanyag elszámolás esetén az ÁFA nem helyezhető levonásba!
b.) Fenntartási-, javítási költségek áfá-ja:
Kizárólag üzemi célú használat esetén a fenntartási-, javítási költségekkel kapcsolatban vállalkozóra áthárított általános forgalmi adó teljes egészében levonható, míg nem kizárólag üzemi célú használat esetén az üzemi célú futásteljesítmény arányában, útnyilvántartás adatainak megfelelően helyezhető csak levonásba. Általános személygépkocsi-normaköltség elszámolása (15 Ft/km) esetén az ÁFA nem helyezhető levonásba!
c.) Egyéb kiadások áfá-ja:
Az Áfa tv. szabályai szerint nem vonható le:
– a parkolási szolgáltatást,
– az úthasználati szolgáltatást,
terhelő előzetesen felszámított adó.
Amennyiben a vállalkozó a fentiekben felsorolt parkolási- és úthasználati szolgáltatást az általa üzemben tartott, 3,5 tonnát meghaladó legnagyobb össztömegű szárazföldi közlekedési eszköz üzemeltetése érdekében hasznosítja, a fentiektől eltérően levonásba helyezheti az Áfá-t.
A törvény arra az esetre, ha a bérelt személygépkocsit gazdasági és magáncélra egyaránt használják, az adminisztratív terhek csökkentése érdekében igazolás nélkül 50%-os diktált levonási hányadot állapít meg a bérbeadást terhelő előzetesen felszámított áfa levonására. Amennyiben a vállalkozó útnyilvántartása ennél nagyobb mértékű üzemi használatot igazol, akkor az általános forgalmi adó ennek mértékéig helyezhető levonásba.
Összefoglalás: Több esetben szükséges a fenti besorolásokat s a hozzátartozó költségelszámolásokat újra értelmezni és helyesen alkalmazni. Sajnos sokszor tapasztalható, hogy a kereskedő téves információt ad a gépjárművet vásárló vevőnek, így a könyvelőn csattanhat az ostor. Ezek megelőzésére illetve a helyes elszámolás alkalmazása érdekében született meg ez a cikk, mely a gépjárművek üzemeltetésével kapcsolatos költségek egyéni vállalkozóknál történő elszámolását tartalmazza.
Forrás: Könyvelői Praktikum szakmai hírlevele alapján 2019. 07.28.
Törökné Rácz Erzsébet adószakértő
